En bref : un contrat de maintenance fixe, pour un équipement donné, les visites d'entretien à réaliser, leur fréquence, ce qui est inclus, le prix et la durée. Pour l'entreprise, c'est un chiffre d'affaires récurrent et un client fidélisé. À condition de tenir chaque échéance.
À quoi sert un contrat de maintenance ?
- Pour le client : un équipement entretenu, moins de pannes, un prix connu à l'avance et un interlocuteur attitré.
- Pour l'entreprise : un revenu régulier, un planning plus prévisible, des visites que l'on peut lisser sur l'année, et souvent des dépannages et des remplacements chez des clients qui vous connaissent déjà.
On le rencontre partout où un équipement doit être suivi : chaudières et pompes à chaleur, climatisation, VMC, adoucisseurs, portes automatiques, alarmes, équipements sportifs ou industriels, bâtiments multi-sites.
Les clauses à prévoir
- Les parties : votre entreprise et le client, avec leurs coordonnées.
- Les équipements couverts : type, marque, modèle, numéro de série, adresse d'installation. Pour un client multi-sites, la liste des sites.
- Les prestations incluses : contenu de la visite (contrôles, nettoyage, réglages, essais) et document remis au client après chaque passage.
- La fréquence des visites : annuelle, semestrielle, trimestrielle…, et la période où elles ont lieu.
- Ce qui n'est pas inclus : pièces, dépannages, main-d'œuvre du curatif, déplacements supplémentaires. C'est la clause qui évite le plus de litiges.
- Les délais d'intervention en cas de panne, si le contrat prévoit un dépannage prioritaire.
- Le prix, ses modalités de paiement et sa révision éventuelle.
- La durée, la reconduction et les conditions de résiliation.
- Les obligations de chacun : accès à l'équipement, signalement des anomalies, utilisation normale.
Reconduction : attention avec les particuliers
Beaucoup de contrats se renouvellent automatiquement chaque année. Avec un client particulier, l'article L215-1 du Code de la consommation impose au professionnel de l'informer par écrit (lettre nominative ou courrier électronique dédié), entre trois mois et un mois avant la fin de la période, de sa possibilité de ne pas reconduire le contrat. Avec un client professionnel, ce sont les clauses du contrat qui s'appliquent.
Pour les règles propres à votre métier, par exemple l'entretien annuel obligatoire des chaudières de 4 à 400 kW, renseignez-vous auprès de votre organisation professionnelle (CAPEB, FFB) ou sur Service-Public.
Trame de contrat à reprendre
| Parties | Entreprise · client · coordonnées |
|---|---|
| Équipements | Type · marque · modèle · n° de série · adresse |
| Prestations | Contenu de chaque visite · document remis |
| Fréquence | Nombre de visites par an · période |
| Non inclus | Pièces · dépannages · déplacements supplémentaires |
| Dépannage | Délai d'intervention · tarif |
| Prix | Montant · paiement · révision |
| Durée | Date de début · reconduction · résiliation |
| Signatures | Date · entreprise · client |
Faites relire votre modèle par votre organisation professionnelle ou un conseil juridique avant de l'utiliser.
Le vrai défi : tenir chaque échéance
Signer des contrats est la partie facile. Le plus dur, c'est de réaliser chaque visite à temps quand on en a des dizaines ou des centaines, réparties sur l'année et sur plusieurs techniciens. Un oubli, et c'est un client mécontent, voire un contrat non renouvelé.
- Rattachez chaque contrat au client et à l'équipement, pas seulement à un nom dans un tableau.
- Planifiez les visites des semaines à l'avance, et lissez-les pour éviter l'embouteillage avant l'hiver.
- Regroupez les visites par secteur pour limiter les trajets (voir notre méthode de planning).
- Remettez un rapport après chaque visite : c'est la preuve du travail fait et le meilleur argument au renouvellement (voir le bon d'intervention).
Suivre ses contrats de maintenance avec Planeo
Dans Planeo, chaque contrat de maintenance est rattaché à la fiche du client, avec l'historique de ses interventions et de ses équipements. Les alertes de maintenance préventive (formule Business) vous signalent les visites qui arrivent à échéance : vous les planifiez sur le planning de vos techniciens par glisser-déposer.
Sur place, le technicien suit les étapes de la visite, coche les points de contrôle, ajoute ses photos et fait signer le client. Le rapport PDF est prêt à être envoyé, et le client peut retrouver ses rapports dans son extranet.
Voir aussi : Planeo pour les chauffagistes · Planeo pour la maintenance multiservice · les tarifs.